マニュアル翻訳サービス

マニュアル翻訳をする際の重要なポイント

マニュアル翻訳に必要不可欠な5つのポイントについてご紹介いたします。

①文章表現をわかりやすく

マニュアル翻訳において日本語から英語に翻訳する場合、あいまいな表現をそのまま英文化するとわかりにくい文章になってしまいます。日本語では主語が省略されることが多く、「なにを」どうするのかが明確でない文章が見られます。明確でないまま英語に訳してしまうと「なにを」を取り違える可能性があり、マニュアルとしての信頼性が低下することになります。

わかりやすい文章の要件は以下のとおりです。

• 主語を明記する
• 主語と述語の関係をはっきりさせる
• 動作の指示を具体的にする

また、わかりにくい日本語の文章としてよくありがちなのが「二重否定」です。
例文をみてみましょう。

二重否定例文：
先のデータのアップロードが完了しなければ、次のデータの投入はできません。

肯定文に修正：
先のデータのアップロードが完了すれば、次のデータの投入ができます。

二重否定の文では、「～しない」「～できない」と2回否定しているため、結局「できる」のか「できない」のかが即座に理解できません。肯定文のほうがスッと理解できます。 マニュアルは読者にとっての読みやすさが最優先事項です。読者が1秒でも早く正確に理解できる文章で表現しましょう。

②用語・表現を統一する

システムなどの操作マニュアルは構成が一貫しており、次のように一定の流れがあります。

1. 業務の種類や工程ごとに章を構成する
2. 各章のなかで操作画面や各種機能ごとに項目が分けられる
3. 各項目には細分化された動作ごとの説明が含まれる
4. 操作手順をくわしく説明する
5. システムの目的がデータ分析など分析結果を伴う処理の場合は結果が表示される

以上のように構成に決まりがあるため、同じような表現が頻出することになります。この同じような表現は同一文書のなかで統一しなければなりません。

たとえば、「基板」を扱う装置のマニュアルの1ページ内で

• 基板
• サブストレート
• プレート
• ガラス

などと4種類記載されていたら同一の物なのか別物なのか、判断が難しく読者は混乱するでしょう。この装置の場合は「本製品における「基板」とはディスプレイ製造に用いるガラスであり、「ガラス」または「glass」と表記する」などと用語についてあらかじめルール化しておかなければなりません。

ここで、用語・表現を統一するためにスタイルガイドが必要になります。スタイルガイドとはおもに文字表記と表現に関する基本ルールついてまとめたものです。下記に一例を示します。

1.送り仮名

2.長音のルール

3.半角と全角の使い分け

4.本文を常体（である調）あるいは、敬体（ですます調））で統一する

上記のような表現のルール化とスタイルガイドを作成することにより以下のメリットが得られます。

• マニュアルの品質が維持できる
• 翻訳後に表記を統一するより効率的
• 作業の流れが円滑になる
• 文書全体の完成度が高まる

③翻訳する前の準備

マニュアル翻訳を効率良く進めるためには、翻訳する前の準備が重要です。
準備しておくべき2点について解説します。

読者層の設定

マニュアルの対象読者は大きくわけると次の2種類になります。

1. サービスマニュアル…技術者向け
2. ユーザーマニュアル…一般ユーザー向け

サービスマニュアルは工作機械や実験装置など技術者やエンジニアをユーザーの対象とした製品を指します。ある程度の知識と経験を有する人を読者層として設定されています。 専門用語が多く使用され、動作の指示などを理解するために該当分野の知識と経験を要する場合があります。

ユーザーマニュアルはパソコンや家電品など一般市民をユーザーの対象とした製品を指します。製品の種類によっては読者の年齢層も幅広く、小学生から高齢者まで誰が読んでも安全に使用できるようにいっそうわかりやすく記載しなければなりません。

このように、マニュアルは読者層によって専門用語の使用頻度、表現の仕方などが大幅に異なります。マニュアルの読者層を明確にしておくことで、マニュアル制作の目的に合った翻訳文になります。

過去翻訳などの参考資料

多くの企業では特定の製品に対して使われる用語は自社内で統一されています。マニュアルで使われる用語を統一するためには「用語集」や「対訳表」をExcelなどで作成しておきましょう。仕様変更などにより使われる用語は変わっていきますので、管理者を決めて常に更新しておくと新たにマニュアル翻訳が必要になった際に素早く対応できます。
また、後述の「翻訳支援ツール」に対訳表に記載された用語を登録しておくと、翻訳作業時に自動的に正しい対訳が表示されるので誤訳を予防することができます。

さらに、翻訳作業にとりかかる前に、翻訳対象となるマニュアル文書を仕上がった状態にしておくと効率的です。
たとえば、すでに第1版は作成済みで第2版を翻訳する際に次のような作業を依頼されることがあります。

• 第1版のマニュアルに追加機能の説明を追加して第2版を作る
• 追加機能についての説明文は別ファイルからコピペする
• 追加機能に関連する画像は差し替える。差し替える画像データは別フォルダにある。
• 翻訳しながら完成形を作ってほしい

翻訳作業をしながら、文章をコピペしたり、画像の差し替えをしたりすると余計に時間がかかります。これらの作業を先に終わらせて完成形を翻訳したほうが確実に工数を削減できます。

④翻訳支援ツールを活用する

マニュアル翻訳では翻訳用コンピュータプログラムであるCATツール（Computer Assisted Translation：コンピュータ翻訳支援）の導入が進んでいます。
CATツールでは用語・表現の統一が容易にできます。翻訳作業中に別のページに同じ用語や表現があった場合に「過去の翻訳履歴」が一見で確認できるようになっています。同じ用語・表現が頻出するマニュアル翻訳にはCATツールを導入するメリットが大きいといえます。

CATツールでは、後述のDTP編集ソフトウェアで作成された電子ファイルを取り込んで原稿に直接翻訳文を上書きできます。
マニュアル翻訳では原文と翻訳文の文字数の違いによりレイアウトの調整が必要になりますが、MicrosoftWordなどのように文字数の増減によりすべてのページにずれが生じたり、画像が大幅に移動してしまったりすることがないため、工数を削減できます。

⑤DTP編集

マニュアルは紙媒体で利用される機会が多い文書です。製品の操作をしながらでも負担なく読めるものでなければなりません。このマニュアルにとっての重要な要素である「見た目」を仕上げる作業を担うのがDTP編集です。

DTPとは「Desktop Publishing」の略で、パソコン上で行う文書のデザインやレイアウト、編集などの作業を指します。現在ツールとしておもに使われているのは「Photoshop」「Illustrator」「InDesign」などです。Macだけではなく、Windowsにも対応しており一般的なパソコンで手軽に扱えます。
ただし、DTPツールは独学での習得も可能ですが、オフィス系のソフトウェアとは違うため、操作に慣れるまでに時間を要する場合もあります。ソフトウェアのライセンスは相当のコストを要します。

DTP編集では以下について適切であるかを注意しましょう。

• フォントの種類やサイズ
• 操作画面などの画像上での指示文の見やすさ
• 写真や図表などのバランス
• 文章の区切り

また、マニュアルは2か国語表記で作られることもあり、日英表記の場合の文字数の増加によるレイアウトの調整なども必要になってきます。

マニュアル翻訳は効率化できる

通常、マニュアルは初版を作成して終わりではなく、システムの改修などに伴いマニュアルも改訂されていきます。
上述のとおり用語集やスタイルガイドを作成し、各種ツールの導入をすることによってマニュアル翻訳は効率的に進みます。工数とコストを削減し、最新版のマニュアルを迅速にユーザーへ提供することが可能になるのです。