翻訳コラム
2021.07.07
証明書・公文書翻訳を依頼するときの注意点について
証明書・公文書の翻訳は、公的機関に提出する重要な書類であることがほとんどです。もちろん誤訳は許されず、さらには文書の有効期限も決まっていることから、納期についても厳しい期限があることが多いです。
今回は、証明書・公文書翻訳を海外へ提出する際に必要な「認証」についての詳細と、翻訳会社に証明書・公文書翻訳を依頼する際の注意点について詳しくご紹介いたします。
Index
証明書・公文書を海外へ提出する際に必要な「認証」について
証明書・公文書を海外へ提出する際には、その翻訳文書が「正しいものである」と認証するための手続きが必要です。そのほとんどは、翻訳会社に別途依頼することで認証が可能となります。
ここでは、どのような認証があるのかについて、詳しくご紹介いたします。
翻訳証明書
翻訳証明書とは「原文に忠実な翻訳がされている」と翻訳会社が翻訳の責任を明らかにするための証明書です。主に海外での公的機関や教育機関、金融機関においての申請時に必要とされます。
この翻訳証明書は、書類を必要としている本人や利害関係者ではない「第三者」であることが必須で、主に翻訳会社に所属する翻訳家が第三者としての立場で資料を精査し、厳密かつ正しく翻訳した旨の宣誓文が英語で書かれています。その他にも翻訳者氏名、連絡先、翻訳日等が明確に記載され、必ず翻訳者が署名して証明印を押さなくてはなりません。この翻訳証明書が付属した翻訳物を「Certified Translation」と呼びます。
公証人の認証
翻訳書よりも信頼性が高い書類で、翻訳の条件に「notarial」または「notary」と記載されている場合に必要となります。上記2つの単語は日本語訳で「公証人（による）」という意味になります。
主に戸籍謄本や住民票、出生届、婚姻届等に使われる認証です。翻訳会社に翻訳を依頼する際「公証人の認証を行って欲しい」と依頼すれば別途料金で申し込みが可能となります。
外務省の公印確認・領事認証
外務省の公印確認と領事証明を得ることで提出国からの信頼を得ることができます。必要な国は基本的に「ハーグ条約」に加盟していないタイや中国、シンガポール等で必要となります。
ハーグ条約とは、1980年にオランダのハーグ国際私法会議で採択され、1983年に発効された「国際的な供の奪取についての民事上の側面に関する条約」のことを指します。
国境を越えた「子供の連れ去り」があった場合、迅速な返還を実現することを目的として定められている条約です。この条約に非加盟の国では外務省の公印確認・領事認証が必要となります。
こちらも、翻訳会社に別途依頼することが可能です。詳しくはお問い合わせ下さい。
証明書・公文書翻訳を依頼する時の注意点
ここまで、証明書・公文書翻訳に必要な「認証」についてご紹介してきました。
では、証明書・公文書翻訳を翻訳会社に依頼する際、どのような点に注意すればいいのでしょうか。わかりやすくまとめてご紹介いたします。
1.翻訳会社が「翻訳証明書」を発行できるか
大前提として「翻訳証明書」を発行できる翻訳会社であることが必須事項です。ほとんどの翻訳会社が証明書の発行をしていますが、していない翻訳会社も複数存在します。必ず発行できるかどうか確認して下さい。
2.法務関連の翻訳に強く、実績がしっかりとあるか
法務関連の翻訳は充実した実績と経験豊富な翻訳者である必要があります。文書の正確な翻訳だけではなく、文書に付随する手続きや規約を考慮し、公的文書として成立する翻訳であることが非常に重要です。ホームページ等でしっかりと実績が記載されているか、その実績は実態のあるものかどうか等、綿密に調べてから依頼するようにしましょう。
3.精度・品質・納期の早さ等、全体的にレベルの高い翻訳を行っているか
証明書や公文書は不備があると公的機関に受理されず、トラブルの元となります。翻訳会社の翻訳の精度や品質が問われる部分です。手続きに支障をきたすことのないよう、文書の目的を正しく理解した上で、高精度かつ高品質の翻訳を提供できる翻訳会社を選ぶことがトラブル予防につながります。
また、書類の提出には厳格な「期限」が設けられていることがほとんどです。期限に間に合わないと文書そのものが無効扱いとなり、再発行の手続きが必要となる場合もあります。
このことから「納期をしっかり守る」かつ「早い」翻訳も求められます。お客様にしっかりと納期を提示してそれを厳守できる翻訳会社が「信頼できる翻訳会社」といえるでしょう。
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