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読み手にやさしい英語ビジネス文書の作成ポイント

プレゼンテーション文書や裁判文書などのビジネス文書

ビジネス文書の殆どがメール配信となっている現在、海外の取引先や現地法人と担当者レベルでの通信が日常的になり、堅苦しい書式や挨拶にこだわる必要もなく、気軽でタイムリーに連絡が取れるようになりました。

一方で通信量が増え、時には見過ごされてしまうメールもあります。読み手の目を引き、こちらの依頼に迅速に対応してもらえるかどうかは、英語の文章力ばかりでなく、ビジネス文書の中で示す相手先への敬意、ちょっとした心遣い、読みやすさへの工夫等も大いに影響します。

コミュニケーション能力を上げ良好な人間関係を築いていくための、読み手にやさしい英語ビジネス文書を作るポイントを項目別にまとめました。

1.件名:一目で要件がわかるようなキャプションを入れる

件名欄に要件をまとめて入れると、読み手は、件名だけで主旨を把握し、急ぎであれば受信した沢山の文書の中から高い優先度で読んでくれるはずです。また後日、受信ボックスの中を検索する時にも、件名欄に要約が入っていれば、すぐに探し出してもらえます。以下に様々なシチュエーションでの件名の書き方例を示しています。

相手先の都合を聞きたい場合

本文が「御社の工場見学がしたいのですが、7月1日はご都合いかがでしょうか?」という内容であれば、件名には“Factory tour” だけよりも、以下のような「ご都合伺い」の書き方がいいでしょう。

Factory tour: How about July 1st? (又はAre you available on July 1st?等)
御社の工場見学がしたいのですが、7月1日はご都合いかがでしょうか?

期限を切って回答が欲しい場合

海外出張の飛行機、ホテルの手配等の関係で、返信がいついつまでに欲しい時には、明確に回答期限を件名に示しておきましょう。

Our visit to your company (need your response by July 2nd)
御社訪問(7月2日までにお返事ください)

一刻も早く返事が欲しい場合

緊急な要件で、至急対応して欲しい時には、Urgent! と入れることで注目を引くことが出来ます。

Urgent!:Next video conference
至急!:次回テレビ会議の件

待っているのに返事が来ない場合

当方指定の回答期限を過ぎても音沙汰がない時、同じメールを再送して返事を催促する際に、件名の前に”reminder”を付けるといいでしょう。”reminder” は「思い出させる物」という意味で、「このメールは以前に送りましたが、お返事がないので再送します」という注意喚起の役割をします。

Reminder:Shipping schedule of the order No. F-01
再送: 注文書番号F-01の出荷スケジュールの件

急ぎではないけれど、事前に知らせておきたい重要な連絡

急ぎではないけれど、事前に知らせておきたい重要な連絡には、前に”Important”とつけるといいでしょう。

Important:  Possible delay in shipment due to upcoming typhoon
重要: 台風接近による出荷遅延の可能性

至急でも重要でもないけれど一応知らせておきたい情報

至急でも重要でもないけれど一応知らせておきたい情報には、件名にFYI (for your information)を入れましょう。

FYI:  Our summer holidays
お知らせ: 弊社夏季休暇

2.宛名:親しみを込めて

日本語でのビジネス文書では、書面でもメール配信でも、宛名には「~様」又は「~殿」としますが、英語では以下の書き方が一般的です。

Dear Mr.(又はMs.) Ohtani,

担当者レベルでのメール配信による英語ビジネス文書では、Mr. 又は Ms. の代わりに、以下のように「さん」付けで呼びかけてもいいでしょう。

Dear Ohtani-san,
Hello Ohtani-san,

日本語には、他にも「さん」「くん」「ちゃん」等の敬称があり年齢や性別で使い分けていますが、なかでも「さん」は文語・口語の両方で最も汎用性があり使用頻度が高く、アメリカの大リーグで大谷選手がホームランを打った時など、向こうのアナウンサーが “Big fly, Ohtani-san!!” と叫んでいることからもわかるように、今では世界中で認知されています。

日頃から英語のビジネス文書でOhtani-sanと呼び掛ける事によって、いつか出張等で対面した時に、Mr. Ohtaniと呼ぶと堅苦しく、又いきなりShoheiと呼び捨てにするのも少し気が引ける時に、呼び慣れているOhtani-sanを使うと自然に会話が進むでしょう。

3.挨拶文:形式的な挨拶よりも具体的な感謝の気持ちを示す

日本語でビジネス文書を送るときは、大抵の人は書き出しの挨拶文として「いつもお世話になっております」と打っていると思いますが、この挨拶文は最も一般的で形式的で、具体的な意味はないながらも絶対的な存在感があり、これがないと何かが欠落しているような気持になるのは不思議です。

初めて英語でビジネス文書を書こうとする人は、まずこの「いつもお世話になっております」を英語に直そうとするのではないでしょうか。これを英語に直しますと、Thank you for your continuous support. になりますが、英語のビジネス文書の中では、この社交儀辞令は大した意味をもっていません。

それよりも、この文頭の挨拶の代わりに、取引先へのご機嫌伺いや、現地法人が前回こちらの依頼で奔走してくれたことに対する具体的な感謝の気持ちを書きましょう。

しばらく連絡をとっていない取引先や現地法人に

しばらく連絡をとっていない取引先や現地法人には元気にしているかを尋ねるといいでしょう。

I hope you are doing well. (おかわりないですか)

頻繁にやり取りしている相手先

頻繁にやり取りしている相手先に対しては、返信のお礼又は前回依頼したことに適切に対応してくれたことに対して感謝の気持ちを示しましょう。

First of all, thank you for your quick response.
(まず最初に、早速返信を頂きありがとうございます)

Thank you for your sending me necessary documents so quickly as usual.
(いつものように、必要書類を素早く送って下さってありがとうございます)

いつもビジネス文書をやり取りしている相手先の担当者の体調を気遣い、当方の依頼に適切に対応してくれたことに対して、心からの感謝の気持ちと適切な評価を示すことで、海外の取引先や現地法人との良好な関係を築くことが出来ます。

4.序文:本文に入る前にざっくりと目的を伝える。

本文に入るまえに、簡単な説明で今回のメールの目的や意図を伝えましょう。

I am writing(emailing) to you regarding our visit to your factory
(御社工場への訪問に関して、連絡させていただきます。)

I(We) would like to hold a video conference with you next week.
(来週御社とテレビ会議をしたいと考えています。)

This email is to inform you that our office will be closed during the G20 OSAKA.
(G20大阪サミットの期間中、弊社はお休みとさせていただきますのでお知らせします)

序文の後に続く本文には、詳細を記載しましょう。

5. 本文:情報を拾いやすいように出来る範囲で箇条書きにする

以下は海外出張で現地法人の担当者に空港までピックアップに来てもらうために必要な情報を知らせるためのビジネス文書からの抜粋です。

以下の①と②は内容は同じですが、文章で書いた①よりも、箇条書きの②の方が、情報が一目瞭然でわかります。

① I’ll leave Narita International Airport with our department manager on July 4th with the flight #FD110 and arrive at the JFK International Airport at 10:15a.m., the same day. I booked rooms for two of us at the Marriot hotel.

② Our flight schedule, etc. are as follows:
Flight#:  NH110
Arrival date:  July 3, 2019
Arrival time:  10:15 am
Airport:  JFK International Airport
Hotel:  Marriot hotel
Number of people:  2 people (me and our department manager)

6.本文の後に返事のお願い

日本語のビジネス文書の場合は、本文で色々依頼したことへの対応、返信の依頼など様々な気持ちを込めて、最後に「宜しくお願い致します。」と結びますが、英語のビジネス文書では、返信が欲しい場合には、最後に「お返事お待ちしています」にあたる英語を入れた方がいいでしょう。一般的な表現を以下にあげています。

Your quick response will highly be appreciated.
I look forward to hearing from you soon.

取引先の都合を気遣いつつ、早急な対応を依頼する謙虚な表現もあります。

Please reply at your earliest convenience.
(ご都合がつき次第お返事ください)

返信の内容次第で、こちらが色々手配しなければならない場合には、明確に期限をきって返信を求める方がいいでしょう。

I would appreciate it if I could get a reply from you by July 3rd, as I need to make reservations for a flight and a hotel room.
(飛行機とホテルの予約をしなければいけませんので、7月3日までにお返事をいただけるとありがたいです)

7.推敲

海外とのやり取りが日常的になり、送信した内容に誤りがあっても簡単に訂正の連絡が出来るとはいえ、些細な間違いでも続けば信頼を失うことになりかねません。メールを送信する前には必ずスペルチェックと内容の確認をしましょう。

文書を書いた直後には、完璧だと思えた文書も、少し時間をおいてから見直すと、不自然な表現の箇所が出てくることがあります。読み手の立場に立って、読みやすい文書になっているかどうかを確認しましょう。

8.結びの句:感謝の気持ちを込めて

Thank you and best regards, が結びの句としては最も一般的な表現ですが、他にも以下の様に色々な言い方があります。

Best (Kind/Warm) regards,
Thank you,
Regards,
Thanks,

いつも迅速で適切な対応をしてくれる取引先又は現地法人に対し、日頃の献身的なサポートに感謝したい時には、是非以下のように文章を締めくくってください。

Thank you as always,

翻訳会社FUKUDAIのビジネス文書翻訳

FUKUDAIでは、会社案内、プレゼン文書や提案書、契約書、プレスリリース、ビジネスレターなど様々なビジネス文書の翻訳を行ってきた豊富な実績があります。様々なビジネスシーンで通用する文書の作成や翻訳を生かして、お客様の海外ビジネスを強力にサポートいたします!

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